Проведение инвентаризации в магазине без остановки работы торговой точки

Зачем нужна инвентаризация

Во время инвентаризации сотрудники магазина пересчитывают товар в магазине для сверки фактических результатов с первичными документами и бухгалтерскими отчетами. Это нужно, чтобы выявить расхождения и вовремя среагировать. Результаты проверки могут выявить хищения со стороны сотрудников, халатность во время приемки или отгрузки, а также понять, какой товар является ходовым, а какие лежат на полке уже давно и никак не могут продаться.

Для магазинов со скоропортящимися товарами инвентаризация поможет выявить объем испортившейся продукции и вовремя ее изъять из оборота. Если объем испортившейся продукции большой, стоит задуматься об улучшении условий хранения на складе или пересмотреть объемы заказов.

Регулярная инвентаризация поможет собственнику лучше контролировать работу сотрудников, понимать свой бизнес и улучшать эффективность принимаемых бизнес-решений.

Не обязательно каждый раз проводить полную инвентаризацию. Это может быть ревизия определенного ассортимента, например, перед началом сезона. Всего существует 3 типа ревизии:

• полная: проверка всего товара на торговой точке;
• локальная: проверка отдельной зоны или ассортимента, обычно проводится при смене материально-ответственных лиц;
• выборочная: например, ревизия скоропортящихся товаров.

Этапы проведения инвентаризации

Любая инвентаризация состоит из следующих этапов:

1. Подготовка документов для проведения инвентаризации. Это может быть ведомость или перечень товаров, приказ от руководителя.
2. Определение времени проведения инвентаризации. На этом этапе решается, будет ли магазин работать во время ревизии. Если решено не прекращать работу, лучше поставить проведение инвентаризации на раннее утро или вечер, когда клиентов меньше всего.
3. Пересчет товаров в присутствии материально-ответственных лиц или специально сформированной комиссии. Туда могут входить сотрудники бухгалтерии, руководитель или сотрудник другой торговой точки.
4. Сверка результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета, формирование сличительной ведомости.
5. Принятие мер при выявлении расхождений.

При выявлении недостачи можно применить штраф к материально-ответственному лицу или назначить повторную инвентаризацию.

Чтобы ситуация с расхождениями не повторилась в будущем, рекомендуем автоматизировать бизнес-процессы, связанные с приемкой и отгрузкой продукции, а также проведением инвентаризации.

Способы проведения инвентаризации

Есть 3 способа проведения ревизии: ручная проверка с помощью журнала или тетради, с помощью электронных таблиц, а также автоматизированный метод с помощью ТСД.

Ручной метод

Подойдет для небольших магазинов в сельской местности. Обычно в таких магазинах небольшой ассортимент товаров и нет компьютера на торговой точке, чтобы провести инвентаризацию другим способом. Преимущество метода в том, что он просто организовывается и не предполагает дополнительных затрат. Для проведения инвентаризации нужна только тетрадь, в которую будут записываться результаты пересчета, и ручка.

Но у этого метода есть много недостатков:

• нужно закрывать торговую точку для проведения пересчета;
• сверка с бухгалтерскими документами невозможна без ручного подведения итогов, а на это нужно время;
• высокая вероятность ошибки при подсчетах;
• при обнаружении ошибки нужно заново вручную пересчитывать товар и вносить исправления.

С помощью электронных таблиц

Если на торговой точке установлен компьютер, результаты проверки можно вносить в таблицу. Преимущество этого способа в том, что данные в таблице легко корректируются при нахождении ошибки, а результат проверки можно отправить руководителю по почте. Электронные таблицы позволяют автоматически посчитать итоговую сумму и количество, что немного упрощает сверку фактических результатов с документами.

Недостатки метода:

• нужно закрывать магазин, так как проверка производится вручную;
• не исключает возникновение ошибок при подсчетах;
• ручная сверка с учетными документами.

Автоматизация

Этот метод затратный, предполагает покупку специального оборудования и программного обеспечения, но он позволяет не останавливать работу магазина для проведения ревизии. При правильной настройке оборудования данные сразу будут вноситься в базу, а значит, результаты проверки будут доступны для административного отдела сразу после завершения инвентаризации. Автоматизация исключает возникновение ошибок среди сотрудников, так как все подсчеты производятся программой. Сотруднику необходимо лишь подносить считывающее устройство к товару.

Среди недостатков этого способа можно выделить только дополнительные затраты на проведение инвентаризации. Но этот метод помогает автоматизировать не только инвентаризацию, но и приемку и отгрузку товара. А значит, с ним вероятность возникновения расхождений при последующих ревизиях намного меньше.

Что нужно для автоматизации инвентаризации

Для того, чтобы автоматизировать проведение инвентаризации в магазине, нужно:

• терминал сбора данных (ТСД) или мобильное устройство с подключенным сканером штрихкода;
• компьютер с установленной на нем учетной программой, например, 1С;
• программное обеспечение для терминала сбора данных, которое позволит автоматически передавать данные в учетную систему.

Среди популярных терминалов сбора данных мы можем выделить следующие:

1. АТОЛ Smart.Lite
2. Urovo DT30
3. Urovo DT40
4. Newland Beluga MT65

Все эти терминалы можно заказать в интернет-магазине компании ДЕНВИК. Рассмотрим подробнее характеристики каждого устройства.

АТОЛ Smart.Lite

АТОЛ Smart.Lite это бюджетный терминал, заточенный под автоматизацию таких товароучетных операций, как: приемка, отгрузка, сборка заказов, инвентаризация. Он может использоваться как для предприятий розничной торговли, так и для небольших складов.

Терминал работает с маркировкой и ЕГАИС, оснащен 2D-имиджеровым сканером с функцией аппаратного декодирования. Терминал умеет считывать как крупные штрихкоды, так и несколько мелких одновременно. Устройство легко справляется с чтением штрихкодов с помятых и плохо читаемых этикеток с низкой контрастностью и четкостью наклейки.

Заряда батареи хватит на 8-часовую рабочую смену, что является преимуществом для бюджетной модели.

Аппарат оснащен прочным пластиковым корпусом с защитой IP64 и выдерживает падения с высоты до 1,5 метров. Диапазон допустимых температур устройства от -10 до +50 градусов, что позволит его использовать на неотапливаемом складе. С этой моделью удобно работать в перчатках благодаря большой клавиатуре и экрану. При своих габаритах 210 × 68 × 28 мм устройство весит всего 320 грамм вместе с аккумулятором.

Urovo DT30

Urovo DT30 - это недорогой терминал сбора данных на базе Андроид. Устройство оснащено удобной клавиатурой для быстрого ввода данных, а 2D-сканер расположен под наклоном для более удобного считывания штрихкодов с горизонтальных поверхностей. Терминал выполнен в прочном пластиковом корпусе со степенью защиты IP67. Он не пропускает внутрь пыль и может выдержать погружение в воду до 1 метра. Производитель также заверяет, что после многочисленных падений с 1,5 метровой высоты устройство будет продолжать работать. Если вы работаете в перчатках, вам будет удобно использовать DT30 благодаря большой клавиатуре с кнопками из жесткого прозрачного материала.

Преимуществом данной модели можно выделить мощный аккумулятор, которого, по заверению производителя, хватит на работу в течение 2-х рабочих смен. До 100% устройство заряжается за 4 часа, но батарею нельзя заменить во время работы терминала.

Терминал считывает штрихкоды как с бумажных устройств, так и с экрана телефона, поддерживает работы с маркировкой и ЕГАИС. Также у терминала есть возможность отключить считывание штрихкодов, с которыми вы не работаете.

Urovo DT40

Urovo DT40 - это ручной терминал сбора данных, который поддерживает считывание 1D- и 2D-штрихкодов. Он подходит для применения в розничной торговле, в логистике, на складе, в производстве, а также для доставки, транспорта и грузоперевозок.

У данной модели большой сенсорный экран, но небольшая клавиатура с маленькими кнопками. В перчатках могут возникнуть сложности при работе с ней. Но большая клавиатура ему и ни к чему - экран хорошо реагирует на касания мокрыми руками и в перчатках.

Устройство работает с маркировкой и ЕГАИС, имеет хорошую степень защиты IP67 и подходит для эксплуатации в экстремальных условиях. Он умеет считывать штрихкоды на расстоянии до 60 см, а функция декодирования картинок и встроенный фокус позволяют считывать штрихкоды плохого качества и низкой контрастности печати.

Аппарат оснащен батареей, заряда которой хватит на полную рабочую смену до 12 часов. Для заряда батареи до 100% вам понадобится около 4 часов.

Newland Beluga MT65

Newland Beluga MT65 - терминал на базе Андроид, обладающий 2D-считывателем высокого разрешения. Подойдет для использования в логистике, ритейле, на складе, фармацевтике и других сферах.

Корпус выполнен из ударопрочного пластика, класс защиты устройства - IP65. Он выдержит падения с высоты до 1,2 метров на бетонный пол. Устройство имеет большой сенсорный экран и клавиатуру на 30 клавиш. Кнопки у терминала небольшие, поэтому могут возникать сложности при работе в перчатках.

Заряда батареи хватает на работу в течение 1 смены, до 10 часов. Дополнительно к терминалу можно подключить пистолетную рукоятку.

Для того, чтобы сведения из терминала попадали в учетную программу, необходимо использовать специальное ПО. Например, ПО Mobile SMARTS Склад 15 или Магазин 15 от компании Клеверенс.

• Mobile SMARTS: Магазин 15 позволяет быстро осуществить приемку товаров и исключает появление пересортицы. Возможно работа нескольких сотрудников с одной накладной, что увеличит скорость проведения инвентаризации и станет удобной функцией для больших магазинов. С этим ПО вам не нужно останавливать работу магазина для проведения ревизии. Если товар еще не заведен в учетную программу, можно добавить его путем сканирования штрихкода. В учетной системе будет создана карточка товара, которую позже нужно будет заполнить. Совместимо с 1С.

• Mobile SMARTS: Склад 15 подходит для автоматизации инвентаризации на складе или в распределительном центре магазина. Кроме этого в ПО есть возможность создавать и собирать заказы, сканируя штрихкоды. Совместимо с 1С.

Компания ДЕНВИК специализируется на автоматизации предприятий торговли, складов, общепита. На нашем сайте вы можете ознакомиться со всеми нашими выполненными проектами. Оставляйте заявку и наши консультанты рассчитают для вас стоимость автоматизации вашего бизнеса.

27 октября 2021 года в 10:00 (МСК) мы провели вебинар о том, как организовать и автоматизировать процесс инвентаризации на примере магазина. Переходите по ссылке и смотрите запись вебинара!