1С:Отель - организация управления отелем с помощью системы автоматизации

Что такое 1С:Предприятие 8. Отель

1С:Отель - решение для автоматизации гостиничного бизнеса, разработанное на базе платформы 1С:Предприятие 8.3. Данная конфигурация программы поддерживает автоматизацию работы портье (администратора), менеджера по бронированию, супервайзера номерного фонда, бронирования конференц-залов, а также планово-экономической службы.

Платформа 1С:Предприятие 8.3 устойчива и имеет надежную защиту, что позволяет программе 1С:Отель быть надежным и производительным решением для гостиничного бизнеса.

Кроме русского языка пользователям доступны на выбор английский и немецкий, поэтому программа может быть использована для отелей не только в России, но и за рубежом.

Все необходимые инструменты для эффективного управления отелем и повышения среднего чека доступны в сборке, поэтому не нужно будет постоянно докупать новые модули для расширения возможностей. Для начала работы нужно приобрести лицензию на использование ПО 1С:Отель. Вам будет доступны все возможности программы, а при расширении нужно будет докупить только дополнительные лицензии на отдельные рабочие места.

Возможности продукта

Использование программы 1С:Отель позволит вам добиться следующих результатов:

• ускорить работу администратора отеля;
• повысить прямые продажи;
• работать над повышением лояльности гостей;
• продавать дополнительные услуги;
• контролировать работу горничных;
• контролировать и уменьшать дебиторскую задолженность;
• получать точную отчетность о ключевых показателях работы;
• настроить интеграцию с внешними системами;
• управлять сетью отелей.

Рассмотрим подробно, какие функции для эффективной работы доступны в программе.

Ускорение работы фронт-офиса

Для удобства все значимые показатели отеля располагаются на главном экране программы, а быстрые ссылки позволяют перейти к выполнению операции за 2 клика.

Оценить загрузку номерного фонда можно с помощью интерактивной карты. Она также позволяет переносить брони в режиме drag&drop и оптимизировать загрузку отеля. Масштаб карты автоматически подстраивается под разрешение экрана и среднюю продолжительность проживания гостей в отеле. Все операции, необходимые администратору во фронт-офисе, доступны из одного окна. Так он сможет быстро бронировать номера, менять им статусы, заселять гостей и переселять их.

К системе можно подключить сканер паспортов. Это поможет еще больше ускорить процесс заселения и сэкономить на покупке бумаги, картриджей и принтера. Программа сохранит копию паспорта в базе, чтобы администратор мог в любой момент вернуться к ней и заполнить журнал. Обработанные документы автоматически загружаются в профиль гостя, а также записи в журнале регистрации иностранных граждан. Заполнение всех данных клиента будет происходить автоматически, если дополнительно подключить системы распознавания. Например, ABBYY Passport Reader SDk или PassportBox.

Записи о регистрации иностранных граждан формируются в соответствии с законодательством. Программа печатает уведомление о заселении или выселении в отель гражданина другой страны, которое нужно предоставить в ФМС по почте или в электронном виде. Для передачи уведомления в электронном виде программа поддерживаем выгрузку в форматах "Контур", "Скала", "Территория" и "Московская безопасность".

Также система подразумевает возможность экспресс-заселения по QR-коду. При сканировании QR-кода из системы бронирования происходит автоматический поиск и проверка брони, заселение гостя и выдача ключей от номера. Такой код гости получают при заполнении паспортных данных в систему бронирования и оплате брони заранее.

Система позволяет вести взаиморасчеты с гостями и контрагентами. Программа предусматривает гибкие настройки правил начисления счета, а также разделение всех счетов по видам услуг, суммам и срокам. Кроме этого программа учитывает глубину кредита и сумму нефискальных предавторизаций по карте гостя. Механизм оформления авансов прост, а операции проводятся через онлайн ККМ для соответствия 54-ФЗ. Все это позволяет сократить время оформления операций и исключить ошибки.

Повышение продаж отеля и управление лояльностью

Форма наличия номеров позволяет быстро оценить загруженность, проверить цены на номера и забронировать в 2 клика как один номер, так и целую группу номеров. В результате ускоряется обслуживание и клиент может получить счет с подписью и печатью за несколько минут.

Механизм квот позволит выделять часть номеров для распоряжения турагенства. При этом нельзя просто снять бронь и заселить туда гостей без одобрения туроператора. В системе можно создавать “мягкие” и “жесткие” квоты. Контроль за датами освобождения квот ведется автоматически, поэтому освободившиеся номера становятся сразу доступны для прямого заселения гостей.

Система управления тарифами позволит установить гибкие тарифы. А с помощью календаря управления ценой и ограничениям по тарифу можно настроить уровень цен в зависимости от сезона. При высокой загрузке отеля система автоматически поднимет уровень цены.

Для повышения лояльности можно настроить систему простых или накопительных скидок, а также бонусную программу. можно настраивать разный % скидки на разные категории услуг, тем самым продвигать только определенные позиции, которые будут выгодны отелю. При накопительной системе уровень предоставляемой скидки клиенту меняется автоматически.

Для уведомления гостей о бронированиях, поступлении оплаты или информации об отелей можно настроить автоматическую рассылку. На телефон вашего гостя после бронирования поступит информация с дальнейшими указаниями по оплате, экспресс-заселению или информации об отеле.

Для продажи дополнительных услуг в 1С:Отель выделено специальное рабочее место, с помощью которого можно быстро оформить продажу как гостям, так и покупателям, не заселенным в отель. Если вы оказываете в отеле услуги СПА, фитнеса или в заведении есть ресторан, можно настроить интеграцию с соответствующими конфигурациями 1С для использования единого счета клиента. Обмен данными доступен с 1С:Салон красоты, 1C:SPA-Салон, 1С:Фитнес клуб и 1С:Ресторан. Так гость сможет оплатить любую услугу отеля у стойки администратора и видеть общий счет за все услуги, а упрощение расчетов позволит повысить средний чек.

Через 1С:Отель вы можете заказать трансфер по просьбе гостя. Система поддерживает несколько возможностей оплаты: записать на номер, наличными, водителю. В заказе можно указать всю информацию: место, время, количество пассажиров, а также указать необходимость в детских креслах.

Оптимизация работы горничных

Для отслеживания занятости номеров и состояния уборки каждому присваивается статус. Изначально все номера отеля “свободные и чистые”. Когда в него въезжает гость, номеру присваивается статус “занят, чистый”. На следующий день номер нуждается в уборке, поэтому его статус меняется на “занят, грязный”. После того, как его убрала горничная, статус снова меняется на “занят, чистый”. Когда гость выезжает, номеру присваивается статус “свободный, грязный”. После уборки горничная меняет статус на “свободный, чистый”, а в номер можно заселить новых гостей.

Для горничных доступен отчет, показывающий, какие номера нужно убрать. Также можно выдавать отдельные задания каждому сотруднику.

Для назначения задач сотрудникам используется специальное место супервайзера.

Учет материалов и номенклатуры ведется автоматически. Система рассчитывает плановый и фактический расход, а норматив считается в зависимости от вида работы и категории номера. В отчете вы можете посмотреть, каким должен быть расход материалов и оценить, правильно ли расходуют горничные моющие средства.

Уменьшение дебиторской задолженности

По каждому выставленному счету система контролирует срок оплаты и статус счета, а интеграция с 1С:Бухгалтерия позволит выгружать счета в бухгалтерию, а обратно в 1С:Отель загрузить платежи по ним. Такой обмен позволит вести бухгалтерский учет и готовить отчетность для налоговых органов без дублирования информации.

Можно настроить автоматическую рассылку, напоминающую об оплате счета. Если счет вовремя не оплатить, бронь на него снимается, а номер поступает в свободную продажу.

Точная отчетность

Программа автоматически рассчитывает основные показатели эффективности работы отеля, а именно:

• выручка на номер (RevPAR);
• загрузка;
• средняя цена (ADR);
• средняя продолжительность проживания (ALS);
• сумма продаж.

Отчет легко настраивать для удобного анализа работы отеля в разных разрезах деятельности. Для любого отчета можно настроить автоматическую рассылку по графику в формате Excel или pdf.

Также в системе предусмотрен набор регламентированных для предприятий гостиничного бизнеса отчетов: Журнал регистрации иностранных граждан, РОССТАТ Форма №1 (КСР) квартальная, РОССТАТ Форма №1 (КСР) годовая, РОССТАТ Сведения о кол-ве иностранных граждан по целям визита квартальная.

1С:Отель поддерживает интеграции со следующими системами:

• электронные замки;
• системы платного ТВ – hoteza, videoluxe;
• сканеры паспортов – PassportBox, ABBYY Passport Reader SDK;
• чат-боты – Telegram для сотрудников отеля, hotbot для общения отеля с гостями;
• ККМ-онлайн (54-ФЗ) "Штрих-М" и "Атол".
• менеджеры каналов продаж (Channel Manager) – OTA Gateway, AvailPro, TravelLine, SiteMinder (необходима подписка на сервис правообладателя).

Решение позволяет эффективно управлять отелем или целой сетью. Система позволяет в одной базе вести учет по разным отелям, отслеживать отчетность по всей сети и создать общую базу клиентов.

Для мобильных сотрудников вы можете организовать работу с использованием планшета или мобильного устройства, а работу с системой обеспечить через Интернет. Для каждого сотрудника или должности можно настроить роли и ограничить право доступа к ненужным для них функциям.

Как видите, 1С:Отель предлагает широкий функционал для эффективной организации и контроля работы всех участников процесса. Для внедрения программы в своем заведении оставляйте заявку. Менеджеры компании Денвик проконсультируют вас и подберут необходимое оборудование и лицензии.