Проектный офис в Битрикс24. Как мы работаем с проектами

Канбан как основа управления потоками в компании

Любая деятельность — это поток. Поток действий и мыслей. И не важно, к какой сфере относится предприятие — производство полного цикла или услуги — поточность свойственна каждому. Любой заказ должен последовательно пройти этапы от заявки к выполнению. И программирование не является исключением.

В 1960-х годах на заводах Toyota стали практиковать систему “Канбан”. Как она работает? Каждый заказ сопровождает карточка, на которой отображается вся информация об этапах производства. Документ вместе с изделием путешествует от станка к станку, между отделами и сотрудниками, пока цикл производства не будет завершён.

Для программиста изделие — это Задача.
Каждую задачу сопровождает карточка — Канбан.
Карточка также перемещается по этапам выполнения.

Похожие задачи зачастую требуют примерно равных вложений сил и затрат времени. Если работа тормозит на каком-то этапе, это становится очевидным. По количеству карточек на той или иной стадии выполнения, можно вычислить слабые места сотрудника или целого отдела.

Возможности Битрикс24

Споры о том, какая из систем трекинга и проектного ведения самая лучшая, ведутся регулярно и с особым пылом. Невозможно доказать правоту той или иной стороны. Поэтому мы не будем обсуждать плюсы и минусы других систем. Вместо этого мы расскажем, как мы организовали работу в Битрикс24. Для начала коротко поясним основные разделы программы.

Новости 

Здесь мы публикуем актуальные приказы, распоряжения, уведомления и любые значимые для компании события. Но не только ими живёт бизнес! В ленте новостей найдётся место для поздравлений с праздниками, с Днем рождения и социальных активностей.

Чаты

 Через личные сообщения мы уточняем рабочие вопросы и решаем проблемы. В групповых чатах подготавливаем ТЗ по проектам, обсуждаем состав работ и задачи по сделкам. Коллеги из одного отдела часто объединяются в конференцию для обсуждения текущих вопросов. Общение помогает новичкам быстро адаптироваться в новой среде и получить ответы на интересующие вопросы. Неформальные болталки укрепляют связи внутри коллектива. А ещё в беседе удобно запускать мозговой штурм!

Видеозвонки

 Не секрет, что сейчас много удаленщиков, и в Денвик они тоже работают. Такой режим удобен, но может случиться, что сотрудники компании знают друг друга только по аватаркам. Видеосвязь позволяет общаться с коллегами в режиме реального времени, быстро решить текущие проблемы или обсудить важные моменты. Через Битрикс24 можно звонить даже нескольким людям одновременно. При необходимости включается режим спикера и демонстрация экрана.

Диск

 Вместительное хранилище информации — не роскошь, а необходимость. Чем больше масштаб организации, тем внушительнее нужны запасы. На диске мы храним общие папки рабочих групп и проектов. Функции диска позволяют создавать таблицы, презентации, текстовые документы. Файлы можно сделать публичными или открыть к ним доступ определенным сотрудникам.

CRM

 Финансовое "сердце" бизнеса. Через crm проходят все лиды, формируются сделки и их Канбан. Здесь хранятся печатные формы документов, уставы, история сделок, контакты, компании и дела. Открытая линия регулирует входящий поток обращений. Её в Битрикс24 можно настроить по-разному. Например, равномерно распределить нагрузку по свободным операторам или установить очерёдность сотрудников. Crm привязана к электронной почте, поэтому переписки с клиентами ведутся прямо в Битрикс24.

Проекты

 Проект объединяет несколько взаимосвязанных Задач, здесь же назначаются сотрудники для выполнения. Разрабатывается Устав Проекта — перечень обоюдных договоренностей с Заказчиком. В соответствующем разделе генерируется Канбан. 
Каждую карточку-заказ исполнитель располагает на виртуальной доске по срочности, планируя рабочий день и неделю. Для каждого Проекта устанавливается биллинг часов. Если Задачи не выполняются в срок, по Scrum-отчету можно оценить эффективность команды, выявить проблемы и решить их.

Битрикс24 объединяет компанию в едином информационном пространстве! Вся суть этой системы сводится к тому, чтобы Вам не понадобились другие продукты для слаженной работы коллектива.

Структура проектного офиса

• С лидами и Сделками работает Менеджер отдела продаж.
• Менеджер по Сделке начинает подготовку КП и система генерирует Проект, отправляя его Руководителю проектов (РП).
• РП создает для Проекта Главную Задачу.
• Затем по главной Задаче (эпику) РП формирует подчиненные Задачи и передает исполнителям.

В результате мы получаем взаимосвязанное разветвление досок-Канбан: по Сделкам, Проектам и Задачам. Сама структура интуитивно понятна. Она напоминает строение дерева, с которым иногда сравнивается.

Задачи для программистов

В Битрикс24 мы объединили задачи по Проектам для программистов в одну выделенную группу. Так Проекты разного рода не путаются, и структура остаётся упорядоченной. Организация группы следующая.

1. Головные задачи (эпики) привязаны к Проекту
2. Единое дерево подчиненных друг другу задач
3. Канбан-доска с этапами

• Бэклог
• Очередь на спринт
• В работе
• Тестирование
• Заморожено
• Завершено

"Проект" для Руководителя Проектов

Для РП Проект выглядит несколько иначе. Он представляет собой специализированный раздел, где собрана вся информация о работе с заказом.

1. Устав проекта
2. Scrum-вопросы

• Что сделано
• Что будет сделано
• Что мешает

3. Лента активностей по Проекту (включая печатные формы еженедельных отчетов клиенту по Scrum-вопросам)
4. Плановые и фактические даты начала и завершения Проекта
5. Данные о РП и команде Проекта
6. Головные задачи (эпики) Проекта
7. Биллинг по проекту:

• плановые и фактические трудозатраты в часах (считается автоматически по цепочке подчиненных задач);
• сумма Проекта (из Сделки);
• себестоимость Проекта (считается автоматически по трудозатратам исполнителей, умноженным на их внутренний грейд).

Проекты имеют свою доску-Канбан. На ней отображается вся информация о том, на какой стадии выполнения сейчас находится Проект.

Пресейл Исполнение

• В очереди
• Исполнение клеверенс
• Исполнение 1С
• Исполнение Битрикс24 и .NET

Сдача работ

Гарантия (автоматически переходит на этап "Завершено" после истечения срока гарантии по договору)
Завершено
Отложено клиентом (для проектов, которые клиент положил “на полку”)

Сделки для менеджеров

У Отдела продаж есть своя доска-Канбан (воронка продаж) и этапы работы.

Как это работает вместе?

Так взаимодействуют Отдел продаж, Проектный отдел и Отдел разработки, совместными усилиями добиваясь нужного результата.
А Руководитель Проектов видит:
Результат работы мы сверяем по отчетности Yandex Datalens.

Здесь отображаются:
▪️ занятость;
▪️ выработка;
▪️ освоенные деньги и часы;
▪️ автоматический расчет премий для РП и программистов;
▪️ подробные данные по Проектам, и многое другое!

Компания Денвик является официальным бизнес-партнером Битрикс24 с 2019 года. За время сотрудничества мы успели оценить преимущества системы и настроили инструменты под потребности компании. В числе многих других предприятий, отдавших предпочтение этой платформе, мы подтверждаем: Битрикс24 — отличное решение для организации работы и слаженного взаимодействия команды! 

Оставить заявку